en / nl

Project Management Plan

Project aanpak multidisciplinaire projecten

 

 

Bij grotere omvangrijke projecten is het van belang op een goede project aanpak uit te voeren.
In vele gevallen is de exacte scope nog niet duidelijk of is het pakket van eisen nog onzeker.

Om meer duidelijkheid te verkrijgen wat de totale projectomvang inhoudt van een groter multidisciplinair project, past VHE een “Project Management Plan” toe.
Dit document omschrijft alle facetten die er in een project voorkomen zodat het voor alle betrokkenen duidelijk wordt wat de verwachtingen en het eindresultaat van het project zal zijn.

Enkele onderdelen uit het project management plan:

  1. Het projectoverzicht
  2. Activiteiten
  3. Beheer aspecten

1       Het projectoverzicht

In het projectoverzicht worden aspecten als de scope, de probleemstelling, het doel en het resultaat van een project beschreven.

Onderwerpen welke telkens terugkomen worden in de volgende paragrafen kort beschreven.

1.1      Succes criteria en key figures

De succes criteria geven in het kort aan welke doelstellingen er behaald worden door het project zoals bijvoorbeeld te voldoen aan de laatste veiligheidsrichtlijnen, minder onderhoudstops aan een machine, leverbaarheid van componenten geborgd voor de komende 10 jaar etc.

De key figures zijn de metingen van het projectresultaat zoals en is een referentie voor de SAT van het project. Key figures kunnen bijvoorbeeld zijn het tijdsrendement, het materiaalrendement, een productenrange, de procesinstellingen.

1.2      De project organisatie

Omschrijft welke deelnemers het projectteam zijn en of er een stuurgroep nodig is. De stuurgroep zal het voortgangsproces bewaken zoals door de projectmanager wordt aangereikt. De stuurgroep komt op ad hoc basis bijeen.

Daarnaast zou er ook nog een review team aangesteld kunnen worden en zal op ad hoc basis de project technische- en organisatorische issues bespreken.

1.3      Verantwoordelijkheden en activiteiten

De klant en leverancier werken nauw samen gedurende een project. Desondanks worden de er verantwoordelijkheden en activiteiten benoemd en vastgelegd:
Klant specifieke zaken:  Het pakket van eisen, utiliteit, footprint huidige installatie, RIE en CE markering, vrijgave, testproducten.
Leverancier specifieke zaken: Projectmanagement, hardware- en software ontwerp, planning, juiste capaciteit, de juiste uitvoering van het project, budgetbewaking.

1.4      Specificaties

Het opstellen van de specificaties vormen een belangrijk deel van het project. Er zijn verschillende specificaties te benoemen.

User Requirement Specification (USR)

Hierin wordt het pakket van eisen vastgesteld en wordt veelal door de klant aangeleverd.

Functionele Design Specification (FDS)

Omschrijft de gewenste functionaliteit van de machine/installatie/besturing.

Electrical Design Specification(EDS)

Maakt gebruik van de FDS en omschrijft het elektrisch ontwerp van de besturing en vormt de basis voor de hardware engineering voor het ontwerpen van het elektrisch tekeningenpakket.

Software Design Specification(SDS)

Maakt gebruik van de FDS en omschrijft het software ontwerp van de besturing en vormt de basis de software engineering voor het ontwerpen van de software programma.
Alle specificaties dienen tevens als leidraad voor de FAT- en SAT documenten maar ook voor handleidingen en overige documentatie.

1.5      Randvoorwaarden en risico’s

Bij aanvang van het project zal er intensief contact zijn tussen klant en leverancier om alle randvoorwaarden duidelijk te krijgen. De uitkomst van deze fase is een document waarin de belangrijkste vragen zijn beantwoord. Tevens is een draft risicobeoordeling opgesteld. Beide worden gereviewd door beiden partijen en dienen start moment voor de daadwerkelijke engineering en daaruit voorvloeiende bestellingen. Zodoende wordt voorkomen dat in het begin verkeerde beslissingen genomen worden die in het eindtraject desastreus kunnen zijn. Tijdens het ontwerp proces zullen er ook reviews gehouden worden.

Tevens zullen op voorhand de risico’s benoemd moeten worden om tegenslagen gedurende het project te minimaal mogelijk te houden.

Mogelijke risico’s kunnen zijn: wijzigingen gedurende het ontwerp, projectgrenzen onduidelijk, doorlooptijd niet reëel, aangeleverde gegevens onjuist.

2       Activiteiten

De activiteiten die gedurende het project uitgevoerd worden zijn de planning, de acceptatie van de eindklant middels FAT (Fabriek Acceptie Testen) en SAT (Site Acceptie Testen), de projectevaluatie en de nazorg.

Van cruciaal belang binnen een project is een planning waarbij de haalbaarheid van het project inzichtelijk wordt gemaakt. De projectplanning wordt vooraf opgesteld om consensus te verkrijgen met alle betrokken partijen. Direct wordt zichtbaar welke taken het kritisch pad vormen gedurende de uitvoering van het project.

De projectmanager bewaakt deze planning en stuurt bij als nodig. Een planning wordt veelal in Microsoft Projects of Excel opgesteld.

Een ander aspect is de acceptatie van de (eind)klant te verkrijgen. Hiervoor worden twee validatie moment en gekozen in het project, de FAT en de SAT.

De FAT kan een afname van een besturingskast of de afronding van een simulatie van de software zijn.

Het tweede validatiemoment is de SAT. Dit is het afname moment bij de (eind) klant gedurende het inbedrijfnemen/commissioning van de gehele besturing/installatie.
Gedurende deze testen wordt de omschreven functionaliteit en eisen van de specificaties getoetst.
Er dient op voorhand consensus verkregen te worden met de klant over de inhoud van beide documenten.

Na beëindiging van het project wordt een projectevaluatie uitgevoerd zoals beschreven in de procedure projectmatig werken. Deze evaluatie zal zowel intern als extern plaatsvinden
Er zal voldoende tijd door VHE vrijgemaakt worden voor noodzakelijke nazorg tijdens het aanlopen van de productie, het volgen van de “learning curve”. Deze learning curve wordt op voorhand afgestemd met de klant.

3       Beheer aspecten

Voor de beheeraspecten van een project gebruikt VHE de QLTC-methodiek.

Q(uality):          De kwaliteitscontrole binnen VHE is gegarandeerd volgens ISO 9001 procedure.

L(eadtime):       Het bewaken en volgen van de planning.

T(echnique):     Bewaken van de technische aspecten, de haalbaarheid, de complexiteit.

C(osts):            Bewaken van het bepaalde budget van het gehele project.